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如何推动法院档案电子化管理工作
来源:2018-11-01 14:18:51666次

 伴随着我国法制体系改革的不断深入,档案管理工作作为基本的工作信息来源和保障也越来越受到高度的重视,它对于法院的正常运转有着不可忽视的作用。当前法院的档案管理工作也随着科学技术的发达和社会需求的转变而加快了电子化建设的脚步,以期用档案电子化模式来转变档案的存储形式和载体、扩大存储空间、延长存储期限,以便更好地存储档案、利用档案,保障资源的完整性、真实性和系统性,实现档案管理工作的规范发展、科学发展和超越发展。但电子化是依托于网络平台和各种计算机、软件等,这些载体在为我们的工作带来便利和快捷的同时也由于自身的一些弊端而阻碍了档案管理工作的顺利和深入开展。

法院档案电子化的优势与劣势

1、电子化建设是当前社会发展的必然趋势。电子化是通过电子软件、音频、录像功能来存储档案,让档案资料更加直观和丰富,让事件得以完整真实的事实还原,另外,我们通过将不同的档案分类,同一种档案归集,制作成一个整体的档案文件系统,那么我们在查阅时就会根据索引来查询我们需要的档案资料,即使时间再长、内容再多的资料都能够及时地展现出来,体积小、内存大,保存的内容多,分类整齐,不易破坏,这样就一目了然,从而提高了办案速度和效率。

2、事物都具有两面性,电子化有着不可比拟的优越性,也同样有着自己的局限性。一来,电子化的成本较高。法院要配置专门的配套设备,开发和引进先进的软件系统,对管理人员要进行相关的培训,还要制定新的制度和规章,甚至有些审判庭不具备安装新设备的条件而进行重新装修,这些都需要大量的资金投入、精力投入和劳动投入。而且这些技术、设备的稳定性不好,一旦操作不当就会出现异常,影响法院正常的工作;二来,电子档案的保密性较差。电子档案虽然有利于存储,但由于本院内部缺少一定的专业人才,那么就会委托社会其他的机构来提供帮助,加之“黑客”也会利用技术入侵电脑,一旦被人为地控制和使用,不仅会造成档案的篡改和伪造,严重的还会将一些机密的、核心的档案资源泄露出去,影响的不仅是法律的公正和正义,也会影响国家的稳定。

当前法院档案电子化存在的问题

1、技术滞后。各种电子信息技术资源没有得到科学利用,各种软件的使用也不符合法院的工作实际。有些软件是由上级机关统一认定和研发的,但它不能满足本单位的需求;或者本单位运用的软件是自行推荐的,这就导致了多种软件同时运行的现象,数据、资料之间难以兼容和整合,工作的重复性加大。另外,档案软件的更新速度跟不上科学技术的更新步伐和频率,造成电子档案的载体在不同的软硬件环境下互不兼容,极易造成档案的衔接不当,甚至会使具有价值的一些档案无法长期地完整保存。

2、制度不规范。电子档案虽然带来了极大的便利,但网络的开放性极易造成资料的篡改、拷贝,无法保证资料的唯一性和真实性,这就使得纸质档案更加受领导重视。其次,由于缺乏正确的认识,在档案管理的各环节上没有相关的管理体系和工作考核制度进行管制和约束,从而使档案信息无法完整地进行收集,而在职人员对网络化信息技术的接触较少,学习不深入,熟练程度也不高,管理起来较为困难。

法院档案电子化的有效途径

1、思想转变。首先,法院要从档案管理工作的全面性和整体性上去学习,并要设置专门的档案管理部门,并从财政、人员等方面加大对该工作的支持,确保工作的正常运转,让其处于制度化、规范化状态。同时,各级法院对所有的案件一律待归档后,由档案部门点击结案日期,让归档数作为结案数,实现案件“随结随归”。其次,要加大档案电子化建设的力度,不仅要将以往的一些纸张档案资料进行扫描归档,形成数字影像,上传至法院档案管理信息系统,完成纸质档案的数字化转变,也要将各类案件办理过程中收集和产生的文件能随时地电子化并上传系统,其他各部门也要相互协作和配合,将案件办理、诉讼服务、司法管理等业务形成一个自动化、智能化的整体。同时要通过OCR文字识别将相关信息自动回填至审判执行系统,便于提取案件信息,实现电子卷宗的同步发展。

2、模式转变。首先,利用现有的档案数据库,通过信息系统将法官的每台电脑都构建成一个“虚拟档案室”,法官可以在线实现本院的调阅卷、院与院之间的调阅卷,在实现电子档案即时传送的同时也确保了实体档案的安全和保密,同时也极大地缩短了办案环节和时间。其次,法院在档案的采集过程中要落实电子化,不论是当事人的起诉状、答辩状、代理词,还是法官做出的裁判、书记员的庭审记录等都要以电子文档的形式出现,一些证人证言、谈话也要以电子音频图像等进行保存。另外在存储过程中,利用网络光纤与硬盘的连接阵列来提升电子化档案管理的系统性,不仅要对磁盘阵列产品的结构和硬件的组合要按照严格的标准进行操作,也要通过磁盘阵列多元化的保护程序来提供系统保障,增加档案的安全性。

电子信息技术的融入为档案管理工作提供了便利的条件,法院系统也要顺应科技强检、科技强法战略的要求,将电子信息技术合理地利用起来,与时俱进,加强自身建设,树立正确的管理意识,在科学规范的体制下推动档案电子化管理工作的进一步发展。