近日，贵阳市档案馆制定下发《贵阳市档案馆档案数字化副本移交与接收工作要求》的通知，进一步规范档案数字化副本的移交与接收工作，确保档案数字化副本的真实、完整、可用和安全。
通知指出，全面施行档案数字化管理模式，是推动全市档案工作转型升级的一项重要举措，将减少利用过程中对档案原件的依赖和纸张的损害，实现电子档案快速检索、资源共享和远程服务，有利于提高档案安全保护工作水平和档案利用工作效率。
通知明确，档案数字化副本移交应满足四个要求。一是移交单位按规定向市档案馆移交传统载体档案时，应同时移交与之对应的档案数字化副本；二是档案数字化副本格式按照国家有关规定执行；三是采用技术手段压缩的档案数字化副本应当解压缩后移交，特殊格式的档案数字化副本应转换为通用数据格式移交，无法转换的数据应将其读取平台、软件一并移交；四是档案移交单位应将已移交的档案数字化副本光盘至少保留一套在本单位使用。
通知对离线移交档案数字化副本提出了明确要求：一是移交单位移交的档案数字化副本一般应采用档案级一次性写入光盘作为存储介质，若数字化副本不符合《移交档案数字化副本满足条件及要求》，市档案馆不予接收；二是移交单位应向市档案馆移交3套光盘，光盘应单个装盒；三是移交单位应按照有关要求采用档案级一次性写入光盘进行数据刻录及检测；四是存储档案数字化副本载体和载体盒按《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014） 相关要求执行；五是移交载体内档案数字化副本存储结构参见《档案数字化副本的存储结构》。
通知明确了档案数字化副本移交的主要流程，包括组织和迁移转换档案数字化副本数据、检验档案数字化副本数据、移交档案数字化副本数据等步骤。
通知要求，档案移交单位应对档案数字化副本的真实性、完整性、可用性和安全性（简称“四性”）进行检验，在向市档案馆移交档案数字化副本时，应同时移交《“四性”检测合格报告》。档案移交单位委托外包服务机构进行档案数字化的，外包服务机构应出具《“四性”检测合格报告》及《质量验收合格报告》，同档案数据一并移交。
