为切实做好退耕还林工程档案管理，充分发挥档案在工程建设中的作用，甘肃省张掖市民乐县林草局按照《退耕还林档案管理办法》，把退耕还林档案管理工作当作工程建设的源头来抓，以“科学管档、高效用档”为目标，坚持“退耕还林档案管理与工程建设同步实施”的原则，把档案管理纳入工程建设的全过程，积极促进退耕还林工程档案管理科学化、制度化和规范化。

全面收集整理档案资料。坚持“真实、完整、准确”的原则，严把退耕还林档案资料收集质量关。在工程建设、规划设计、检查验收和政策兑现等关键环节，确保档案收集整理齐全不断提高档案资料质量，服务工程建设。

严格立卷归档标准。配备档案室1间，档案柜5个，对退耕还林工程资料进行整理归档。工程规划设计、检查验收、政策兑现等过程中产生所有文、表、图、卡、册资料，分年度立卷归档。并安排1名档案管理人员负责做好日常管理工作。

实行地理信息系统管理。将历年新一轮退耕地还林面积所有信息全部录入地理信息系统，建立数据库。做到各年度实施的面积图、文、表相吻合，杜绝了工程年度间地块重复。实现了造林资源管理和实地调查的精密关联，达到了内外业无缝对接和数据调用采集和信息资源共享的目的，为全面提升退耕还林工程管理水平，林业生态建设科学决策提供可靠依据和科技支撑。

加强档案管理基础建设。实行“专人专柜”保管，对档案管理人员定期进行业务培训，不断增强责任意识和安全意识，加强防火、防潮、防水、防尘、防鼠、防虫、防盗、防光等安全保护措施的落实，规范档案管理，达到标准要求。